SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL
Zoran Todorovich
Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi,
terutama pada orang-orang yg jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat
membuat kita menderita dengan menerima banjir "spam email". Tidak
banyak hal yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para "spammers"
ini kecuali terus-menerus melaporkannya pd "network administratur"
kita. Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya
tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik.
Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria :
1. Benahi susunan email "forwards" anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka
luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti
tanda ">" dsb.
2. Gantilah "Subject" atau Judul email bila topik pembicaraananda
berubah.
Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan
berubah dari aslinya, namun "subject" atau judul email belum juga
diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila
"subject" disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang
anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu
bila anda sedang membalas/mereplynya . Ada baiknya anda menghapus pesan
tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah
email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk
meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka
anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat
orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan
menekan tombol "delete".
5. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke
sejumlah orang yang mungkin satu-sama- lain tidak saling mengenal, gunakan
"bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email
mereka tidak saling diketahui.
Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang -
kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk
dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat
email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian
menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak.
MENULIS DENGAN MENGAKTIFKAN HURUF BESAR KAYAK GINI (tombol "Caps
Lock" ON) dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin
menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan
sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus
suatu email tanpa berusaha memikirkannya dgn baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan
beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian
menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda kirim
email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder" selama beberapa
hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru
menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply".
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak
membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yg men-cek email mereka
seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap
lucu.
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward kan dan
kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju atau
suka dengan materi yang kita forwardkan.
Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan
menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran
Todorovich) On Eagle’s Wings
Entries (RSS)
Bagus ya??
Halah!!!